El sistema que llevo un año usando

Como me he mantenido libre de burnout durante todo este tiempo

¡Saludos!

En esta edición voy a hablar sobre el sistema que llevo un año utilizando, que me ha ayudado a vaciar mi cabeza para dedicarla por completo a las cosas más importantes y me ha mantenido en un nivel de energía mental alejado del burnout.

También daré explicaciones con respecto al parón al que ha estado sometido este pequeño espacio y recordaré, una vez mas, la importancia que tiene controlar el burnout y cual es mi método para lograrlo.

Preámbulo

Hace casi un año que me vi expuesto a un intenso reordenado de prioridades dados los grandes cambios que se vinieron a mi vida y di el aviso de que iba a tomarme un receso en este proyecto.

Aunque he tenido varios amagos de intentar recolocar esta newsletter en mi lista de tareas, lo cierto es que el formato semanal y estructurado me suponía una sobrecarga de horas que si bien eran realizables, me pondrían peligrosamente cerca del límite del burnout.

Espero que este nuevo formato sea de vuestro agrado, Pluma Pifiada nació como un blog donde compartía lo que iba aprendiendo sobre narrativa y productividad. Aunque escritor es quien escribe y yo lo hago a diario, este blog ya no tendrá un foco tan grande en la narrativa literaria e intentaré darle un toque más personal.

Espero que esta nueva etapa de la newsletter sea del

Antes de nada: Sobre el algoritmo de priorización

Ya en la edición 8 os hablaba de un algoritmo que había desarrollado. El algoritmo se basaba en la priorización dinámica de sistemas en tiempo real, otro algoritmo llamado LST.

Ese algoritmo tenía varias modificaciones:

• Permite acotar cuanto tiempo tiene cada día para dedicarse a tareas

• Para añadir priorización, se divide la holgura por el valor de importancia de la tarea

• La fórmula esta invertida

Esto hace que cuanto más alto es el valor de este algoritmo, más urgente es avanzar con esa tarea.

Por el contrario, cuanto más bajo es este algoritmo, más holgura tienes para trabajar en ella.

Cuando el valor es menor que 1, significa que la tarea va a muy buen ritmo, puedes dejarla para otro día. Nos interesa saber cuanto tiempo debemos dedicar a una tarea para estar tranquilos de que ya no nos hace falta trabajar más en ella.

En la vida no todo es productividad y hay que disfrutar del descanso y del tiempo de calidad con nuestros seres queridos. Dado que conocemos todos los factores, excepto cuanto trabajo debería quedar para que la heurística de como resultado 1 solo tenemos que resolver ‘r’ como incognita para tener como resultado la cantidad de tiempo necesaria para ir bien de tiempo con esta tarea.

En resumidas cuentas, ahora se, para cada tarea, cuantas horas o minutos debo dedicar ese día según su prioridad, lo que necesita para ser completada y la cantidad de tiempo al día que quiero dedicar a avanzar tareas.

En futuras ediciones os facilitaré un software sencillo que os permitirá calcularlo sin necesitar sacarse un master en matemática computacional.

El sistema en cuestión

Siguiendo el esquema que se describía en las ediciones de la 17 a la 20, la primera de las cuales dejo a continuación:

Las tareas son capturadas en mi sistema de gestión de tareas mediante obsidian si estoy en el ordenador, un bot de telegram si estoy en mi teléfono o, en su defecto, google keep cuando la tarea requiere de, además, almacenar información adicional.

La estrategia de procesamiento se realiza en el mismo momento de la captura, al escribir la tarea en obsidian lo hago con un formato concreto¹ y al hacerlo en el bot, este formato es aplicado de un modo automático. Si la tarea estuviera en google keep, el procesado si que debe hacerse en diferido, siendo entonces realizado a primera hora de la mañana.

La estrategia de evaluación sigue siendo la misma, cada 90 días compruebo que las plantillas y los documentos que estoy utilizando sigan siendo útiles o, por el contrario, necesiten ajustes. Asimismo, sigo haciendo cada mes la evaluación mensual de mis metas personales.

La estrategia de ejecución, la parte más importante, es la siguiente:

• Mis tareas están conformadas por tres grupos

  • Tareas puntuales: Son las que he capturado en el sistema.

  • Tareas periódicas: Se encuentran escritas en las plantillas semanales y diarias, cada semana genero los documentos del calendario de la siguiente semana, de modo que, automáticamente, todas mis tareas periódicas son generadas automáticamente.

  • Tareas asociadas a proyectos: Cuando añado un proyecto a obsidian y lo marco como abierto, el bot detecta si existe una “Siguiente acción“ y si no existe, crea automáticamente una tarea para definirla, de modo que me aseguro que todos mis proyectos progresan adecuadamente.

Plugin calendario de obsidian, hacer click encima de un elemento te permite crear una entrada para el día o la semana clicada, con la posibilidad de usar una plantilla simple o más compleja, como las de el plugin Templater. Por este medio, todas mis tareas periódicas son generadas semanalmente en menos de 1 minuto.

• El bot de telegram recibe todas las tareas que se encuentran en Obsidian.md y las filtra siguiendo el siguiente criterio:

  • Muestra primero las tareas cuya fecha de inicio sea anterior a la hora actual y que hoy deben ser completadas sin falta.

    • Esto además lo hará en orden de categorías, que son algo parecido a esto: alertas, tareas domesticas, tareas digitales, tareas que implican salir fuera.

  • Después mostrará aquellas tareas que, sin ser urgentes, necesitan de atención inmediata si no se quiere llegar tarde a la fecha límite. Esto lo hará, de nuevo, mediante el sistema de categorías anteriormente mencionado.

  • Finalmente, muestra una lista de las tareas que pueden adelantarse y las ordena siguiendo el criterio de “Cuanto tiempo debemos dedicar a una tarea para estar tranquilos de que ya no nos hace falta trabajar más en ella“

• Voy completando las tareas urgentes en el orden que me sugiere o, en caso de necesitar ajustes, los voy aplicando.

  • Ejemplo de ajuste: no puedo tender la ropa si la lavadora aun no ha terminado. Si la tarea es prioritaria media hora antes de que la lavadora termine, le indico al bot que posponga su inicio a dentro de media hora.

• Una vez completadas las tareas urgentes, me pongo a trabajar en el resto de las tareas, de nuevo reajustando aquellas que lo requieran.

  • Otro ejemplo: Mi estimación de cuanto me va a llevar completar la tarea ha cambiado, así que edito el campo de coste total para que la tarea refleje mejor la realidad.

• Cuando he dedicado una cantidad concreta de tiempo a las tareas, puedo dejar de trabajar en ellas y dedicarme a lo que me apetezca.

El exceso de los adictos a la productividad

El bot mide la cantidad de tiempo dedicado cada día a adelantar tareas, la métrica de abajo “current workload“ suma el trabajo pendiente de todas las tareas activas dividido por la cantidad de días que falta para que sean completadas. Esa es la guía que uso para lo que desarrollaré en esta sección.

A estas alturas, el mayor problema que me he encontrado como entusiasta de la productividad es el burnout. Resulta que la presión autoimpuesta por ser productivo no es sana. ¿Quien me lo iba a decir, verdad? Si estás comenzando con este tema de ser productivo, tómate en serio lo del burnout, descansar debe ser parte de tu rutina productiva ¡O tu capacidad de producir se verá resentida!

Hay varios problemas que resolver aquí y la gran mayoría se pueden resumir en la siguiente pregunta: ¿Cuanto tengo que trabajar hoy para estar seguro de que no me faltará tiempo más adelante?

Si las matemáticas de más arriba no te han espantado, te habrás podido percatar de que la propia heurística sirve por un lado para priorizar tareas, y por otro lado, me da una condición de finalización: Si el valor de la heurística es 1, en ese caso la tarea va bien de tiempo.

La primera solución sería que sumemos el tiempo total para que todas las tareas estén por debajo del valor ideal y nos pongamos a ello… Y es una muy buena condición de cierre, de hecho, al fin y al cabo mides el tiempo que necesitas para que todas las heurísticas estén por debajo del valor objetivo. Pero tiene problemas: Desincentiva el hiper foco.

Si tienes una tarea de 2 horas en total a la cual le falta media hora para estar por debajo del valor ideal y entras en estado de flow durante una hora, usando el método que mencionamos arriba, sentirás que has malgastado media hora dedicándola a una tarea que ya iba bien de tiempo. Sin embargo, la realidad es que esos 30 minutos de más que has trabajado no son inútiles, pues al día siguiente, la tarea en cuestión necesitará 30 minutos menos para estar bajo el valor ideal, dejando ese tiempo adicional para que puedas dedicarlo a otras tareas.

Tampoco puedes siempre dedicar tiempo a la tarea con más tiempo restante y, por ello, dedicarlo a otras tareas que sí están disponibles no debe ser un impedimento para sentir que se ha aprovechado el tiempo.

El problema es, por tanto, encontrar una métrica donde cada minuto dedicado a avanzar en tus tareas cuente y te de una pista de cuando debes parar.

Una solución, es calcular para cada tarea activa la cantidad total de tiempo total restante y dividir por el tiempo que le falta para su fecha límite. Esta es una métrica a la que llamo carga de trabajo (o workload) y que dice cuanto tiempo, de media, hay que dedicar a esa tarea.

Si a tu tarea A le faltan 200 minutos y le quedan 20 días, pues 10 minutos al día y si a la tarea B le faltan 60 minutos y le quedan 2 días, pues 30 minutos. La carga de trabajo total es la suma de ambas: 30 + 10 = 40 minutos al día.

Si tienes 30 minutos al día para trabajar, puedes dedicar los dos primeros días a la tarea B, completarla y dedicar el resto del tiempo a la tarea A.

En el anterior ejemplo, estas dedicando tu 100% a completar tareas, no siendo necesario, pues tu carga de trabajo es inferior a su capacidad de trabajo (40m < 60m), por ello, siempre puedes usar la estrategia del siguiente ejemplo:

Si tienes 60 minutos para trabajar, pero no quieres quemarte, teniendo una carga de trabajo de 40 minutos, puedes permitirte trabajar 40 minutos los dos primeros días y 11 o 12 los siguientes hasta completar las dos tareas e ir sobrado, sin miedo de que no te de tiempo a completar la tarea A. Que tengas 60 minutos disponibles no quiere decir que tengas que trabajar 60 minutos cada día.

Así pues, yo utilizo la carga de trabajo como tope de trabajo diario. Si tengo una carga de trabajo de 2 horas, pues intentaré dedicar el que sea posible a las tareas más prioritarias, pero sin la necesidad de cambiar de contexto cuando esa tarea ya tiene dedicado el tiempo necesario para estar por debajo del mínimo. De este modo me aseguro de que cada minuto que dedico a mis tareas cuenta, aunque entre en hyperfocus y le dedique mucho más tiempo del que es necesario ese día.

Ni que decir, que también tengo horarios, o sea que si un día digo que a partir de las 19:00 se descansa, esa hora es la hora de parar y fin, solo una tarea excepcionalmente prioritaria podría romper ese patrón y me puedo permitir hacer esos sprints por que el resto del tiempo no estoy dedicando el 100%, si no un valor por debajo, que me permite dar el 120% cuando es necesario.

Este sistema es el que ahora utilizo y aunque parece complejo, ni siquiera tengo que dedicar un minuto a hacer cálculos por que ya lo hace un bot por mi. Hoy en día, meto mis hábitos, objetivos, notas y tareas en obsidian y dejo que el bot me sugiera qué es lo siguiente que hay en el menú. El resto, es comer.

Conclusión

El sistema que he desarrollado y perfeccionado no busca imponer una productividad rígida, sino ofrecer una guía adaptable que optimice el tiempo sin comprometer nuestro bienestar. Cada tarea tiene su espacio y su prioridad, y cada día, un propósito claro. Al final del día, la productividad no es solo cuestión de trabajar más, sino de trabajar mejor y vivir plenamente. Así es como he aprendido a avanzar, tarea por tarea, sin perder de vista lo que realmente importa.

Tu turno

¿Cuál ha sido el sistema o hábito que más ha transformado tu manera de trabajar y evitar el burnout?

- [ ] descripción de la tarea [inicio:: 2025-04-10T10:00] [fin:: 2025-04-12] [contexto:: hogar] [importancia:: 1] [coste:: 10h]

1. Sería el formato en cuestion.